MS Excel

 

एम एस एक्सेल -  माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल एक ऐसा लोकप्रिय स्प्रेडशीट सिस्टम है, जो कॉलम (columns) और पंक्तियों (rows) में किसी भी डाटा को व्यवस्थित करता है और जिसमें विभिन्न फ़ार्मुलों के माध्यम से डाटा डाला और सेट किया जा सकता है।

SPREADSHEET   -एक स्प्रेडशीट एक विशाल सूची है। जिस सूची में लगभग किसी भी प्रकार का डेटा हो सकता है जैसे की—पाठ, संख्याएं, और तिथियां।आप अपनी सूची कोई भी संख्या ले सकते हैं और नई संख्याओं की गणना करने के लिए उनका उपयोग कर सकते हैं। आप अपनी सूची में डेटा को सॉर्ट कर सकते और उन्हें सुंदर बना सकते हैं, और  उन्हें प्रिंट कर सकते हैं। आप अपने नंबरों को पाई, लाइन या बार चार्ट की रूप दे  सकते हैं! एक स्प्रेडशीट में, सब कुछ छोटे-छोटे बक्सों में संग्रहित किया जाता है जिन्हें सेल कहा जाता है। आपकी स्प्रैडशीट इन बहुत से कक्षों में विभाजित है, प्रत्येक एक विशिष्ट स्थान पर पंक्तियों और स्तंभों से बने विशाल ग्रिड पर स्थित है। प्रत्येक एकल कक्ष एक विशेष पंक्ति और स्तंभ के प्रतिच्छेदन का प्रतिनिधित्व करता है। प्रत्येक सेल का स्थान उसके कॉलम और पंक्ति स्थानों का संयोजन होता है।  उदाहरण के लिए, स्प्रैडशीट के ऊपरी-बाएँ कोने में स्थित कक्ष स्तंभ A और पंक्ति 1 में है; इसलिए, इसका स्थान A1 के रूप में दर्शाया जाता है। इसके दाईं ओर की सेल B1 है, और A1 के नीचे की सेल A2 है। चयनित, या सक्रिय, सेल का स्थान नाम बॉक्स में प्रदर्शित होता है। नाम बॉक्स के आगे फॉर्मूला बार है, जो सक्रिय सेल की सामग्री को प्रतिध्वनित करता है। आप डेटा को सीधे फ़ॉर्मूला बार या सक्रिय सेल में टाइप कर सकते हैं।

MS EXCEL की विशेषताएं - MS-Excel की कुछ महत्वपूर्ण विशेषताएं इस प्रकार हैं:

1. यह बड़े आकार के डेटा के Organizaton, Tabulation, Search और Exploration की अनुमति देता है।

2. स्प्रेडशीट में विभिन्न Cells में दर्ज मूल्यों के आधार पर, सूत्रों को परिभाषित किया जा सकता है, जो स्वचालित रूप से गणना करता है।

3. यह 3-D इफेक्ट्स, शैडोइंग और पारदर्शिता के साथ पेशेवर दिखने वाले चार्ट के डिजाइन की अनुमति देता है ।

4. तालिकाओं को आसानी से बनाया जा सकता है, Format किया जा सकता है, Expand किया जा सकता है, और सूत्रों के भीतर संदर्भित किया जा सकता है। 

5. डेटा को Filter और Sort किया जा सकता है। 

6. Pivot Table दृश्य आपको एक से अधिक उत्तर देने में आपकी सहायता करने के लिए अपने डेटा को त्वरित रूप से पुनः उन्मुख करने में सक्षम बनाता है।

7. स्प्रेडशीट का फॉर्मेटिंग Font size, Font color और Font Style को बदलने की अनुमति देता है।

8. एक फ़ंक्शन लाइब्रेरी में Financial, Logical, Arithmetic और Trigonometry जैसे विभिन्न फ़ंक्शन ग्रुप होते हैं जिनसे आप लंबे और जटिल फॉर्मूले लगा सकते हैं।

9. Conditional Formatting पैटर्न खोजने और डेटा में प्रवृत्तियों को उजागर करने के लिए लागू किया जा सकता है।

10. Insert के अंदर Table format और Style जैसे विकल्प शामिल हैं, Pictures और Figures इन्सर्ट करना, Graphs, Charts और Sparklines जोड़ना, Header and Foote विकल्प, Equations और Symbols.

Merge and Center

यह ऑप्शन सेल को सिलेक्टेड Rows और Columns में मर्ज करता है, और मर्ज किए गए सेल में पहले सिलेक्टेड सेल से डेटा को केंद्रित करता है।

Wraping Text

एक ही सेल के अंदर एक से अधिक लाइन लिखने के लिए इस ऑप्शन का प्रयोग किया जाता है (Ctrl+Enter)

Formatting cell - डाटा का टाइप चुनने के लिए इस ऑप्शन का प्रयोग किया जाता है कुछ डाटा टाइप निम्नानुसार है –

General           - चुने गए सेल के डाटा को General फॉर्मेट में रखने के लिए

Number           – चुने गए सेल के डाटा को Number फॉर्मेट में रखने के लिए

Currency         - चुने गए सेल के डाटा को Currency फॉर्मेट में रखने के लिए

Account           - चुने गए सेल के डाटा को Accounting फॉर्मेट में रखने के लिए

Short date       - चुने गए सेल के डाटा को Short Date फॉर्मेट में रखने के लिए

Long date        - चुने गए सेल के डाटा को Long Date फॉर्मेट में रखने के लिए

Time                - चुने गए सेल के डाटा को Time फॉर्मेट में रखने के लिए

Percentage     – चुने गए सेल के डाटा को  में फॉर्मेट में रखने के लिए

Text                 - चुने गए सेल के डाटा को General में फॉर्मेट में रखने के लिए

 

 

एक्सेल में फॉर्मूला ऑपरेटर (Formula Operator in Excel)

MS Excel  में फार्मूला बनाने के लिए ऑपरेटर का प्रयोग किया जाता है ऑपरेटर दो या दो से अधिक संख्याओं के बीच प्रयोग किया जाता है जो यह बताता है कि इन संख्याओं के बीच क्या प्रतिक्रिया होनी है अर्थात संख्याओं को जोड़ना है, घटाना है, गुणा करना है, भाग देना है या तुलना करनी है उदाहरण के लिए 26+78 मैं हमने दो संख्याओं के बीच मैं ‘+’ ऑपरेटर प्रयोग किया है जो हमें यह बता रहा है कि इन दोनों संख्याओं को जोड़ना है|

Types of Operator 

1. अंकगणितीय (Arithmetic)                                  2. तुलनात्मक ऑपरेटर (Comparison)
3. पाठ्य ऑपरेटर (Text operator)                          4. संदर्भ ऑपरेटर (Reference operator)

1. अंकगणितीय ऑपरेटर (Arithmetic operator)

MS Excel 2013 में अंकगणितीय ऑपरेटर का प्रयोग गणितीय कार्य करने के लिए किया जाता है जो निम्न प्रकार है - (+) जोड़ना, (-) घटाना, (x)गुणा करना, (/) भाग देना, (%) प्रतिशत

2. तुलनात्मक ऑपरेटर (Logical operator)

MS Excel 2013 में इन ऑपरेटर का प्रयोग दो वैल्यू के बीच आपस में तुलना करने के लिए किया जाता है जैसे - = बराबर,  >  बड़ा, >=  बड़ा या बराबर, < छोटा, <= छोटा या बराबर, <> बराबर नहीं

3. पाठ्य ऑपरेटर (Text operator)

MS Excel 2013 में केवल एक ही ऐसा ऑपरेटर है “&” जिसका प्रयोग टेक्स्ट को जोड़ने के लिए किया जाता है उदाहरण के लिए यदि सेल B4 मैं “Aero” लिखा है और सेल B5 मैं “plane” लिखा है तो आप फॉर्मूला =B4&b5 का प्रयोग कर सकते हैं ऐसा करने पर आपको “Aeroplane” एक साथ लिखा हुआ मिल जाएगा|

4. संदर्भ ऑपरेटर (Reference operator)

MS Excel 2013 में सेल का संदर्भ देने के लिए संदर्भ ऑपरेटर का प्रयोग किया जाता है सबसे अधिक प्रचलित ऑपरेटर (: कोलन) है इसका प्रयोग किसी रेंज को बताने के लिए किया जाता है उदाहरण के लिए रेंज A4:D5 का अर्थ है सेल A4 से लेकर D5 के बीच आने वाले सभी सेल इसमें शामिल होंगे|

  Function library

MS Excel Formula के प्रकार -Excel formulas को निम्न प्रकारों में वर्गीकृत किया जा सकता है:

MS Excel Arithmetic Formulas: -इन Formula का उपयोग बुनियादी अंकगणितीय संचालन जैसे जोड़, घटाव, गुणा और भाग करने के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए, Formula =A1+B1 Cell A1 और B1 में मान जोड़ देगा।        

§  Addition: +                                  =A1+B1 ,             Subtraction: –                                     =A1-B1

§  Multiplication: *                        =A1*B1,                 Division: /                                             =A1/B1

§  Exponentiation: ^                      =A1^B1

MS Excel Text Formulas:- इन Formula का उपयोग Excel में text strings में हेरफेर करने के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए, CONCATENATE Function एक Text Formula है जो उपयोगकर्ताओं को दो या दो से अधिक TextString को एक में जोड़ने की अनुमति देता है। A1= RAMESH        B1    SAHU

•      CONCATENATE -              दो या दो से अधिक टेक्स्ट स्ट्रिंग को एक टेक्स्ट स्ट्रिंग में जोड़ता है।=CONCATENATE(A1," ", B1)        RESULT    -    RAMESH SAHU

§  LEFT    - LEFT आपके द्वारा निर्दिष्ट वर्णों की संख्या के आधार पर, टेक्स्ट स्ट्रिंग में पहला वर्ण या वर्ण लौटाता है।                =LEFT(A1,4)            RESULT -    RAME

§  RIGHT                  - RIGHT आपके द्वारा निर्दिष्ट वर्णों की संख्या के आधार पर, टेक्स्ट स्ट्रिंग में अंतिम वर्ण या वर्ण लौटाता है।     =RIGHT(A1,4)            RESULT -    MESH

§  MID                       - MID आपके द्वारा निर्दिष्ट वर्णों की संख्या के आधार पर, आपके द्वारा निर्दिष्ट स्थान से शुरू करके, टेक्स्ट    स्ट्रिंग से वर्णों की एक विशिष्ट संख्या लौटाता है। =MID(A1,2,3) RESULT -    AME

§  LEN                        - LEN टेक्स्ट स्ट्रिंग में वर्णों की संख्या लौटाता है।

§  LOWER                 - टेक्स्ट स्ट्रिंग के सभी अपरकेस अक्षरों (Capital letter) को लोअरकेस (Small letter)में परिवर्तित करता है                =LOWER(A1) RESULT -ramesh

§  UPPER                   - टेक्स्ट स्ट्रिंग के सभी लोअरकेस (Small letter) को अपरकेस अक्षरों (Capital letter)  में परिवर्तित करता है    =upper(A1) RESULT -RAMESH

§  PROPER                - टेक्स्ट स्ट्रिंग के पहले अक्षर बड़े अक्षरों में लिखता है अन्य सभी अक्षरों को छोटे अक्षरों में परिवर्तित करता है।    =Proper(A1) RESULT -Ramesh

§  TRIM - Ms Excel में Trim Function का यूज़ सेल में टाइप किये गए टेक्स्ट के बिच के extra space को Remove करने के लिए किया जाता हैं यदि आप ने किसी word या Letter के बिच एक से अधिक space का यूज़ किया है तो यह Function एक space को छोड़कर बाकि space को Remove कर देगा | =TRIM (A1) RESULT -Ramesh

MS Excel Date And Time Formulas: - इन Formula का उपयोग Excel में दिनांक और समय के मूल्यों में हेरफेर करने के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए, अभी कार्य एक दिनांक और समय Formula है जो वर्तमान दिनांक और समय देता है।        A1 = 01/04/2020 01:45:30 ,B2=01/01/2024 

 §  NOW -  करंट डेट और टाइम को प्रदर्शित कर सकते है    =NOW()     -  01/01/2024 01:45:30

§  TODAY- में Today Formula की साहयता से हम अपनी Excel Sheet पर करंट डेट को प्रदर्शित कर सकते है =TODAY()    - RESULT 01/01/2024

§  Date                       - संख्याओ से डेट बनाने के लिए. =DATE(01,04,2024) -       01/04/2024

§  YEAR                    - दिनांक के अनुरूप Year लौटाता है.=YEAR(A1)  -     2020

§  MONTH               - दिनांक के अनुरूप Month लौटाता है. =MONTH(A1)    -    04

§  DAY                       - दिनांक के अनुरूप Day लौटाता है.    =DAY(A1)    -    01

§  HOUR                   - समय मान का घंटा Hour लौटाता है।    =HOUR(A1)    -    01

§  MINUTE              - समय मान का Minute लौटाता है।        =MINUTEH(A1)    -  45

§  SECOND              - समय मान का Second लौटाता है।        =SECOND(A1)    -    30

§  TIME                    - संख्याओ से Time बनाने के लिए -      =TIME(05,30,45)    -   05:30:45

 MS Excel Financial Formulas: इन Formula का उपयोग Excel में वित्तीय गणना करने के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए, PV Function एक वित्तीय Formula है जो किसी निवेश के वर्तमान मूल्य की गणना करता है।    A1=80000,    B1=8%,     C1=5 Year

• PMT   - निरंतर भुगतान और स्थिर ब्याज दर के आधार पर एक सामान मासिक किस्तों (EMI) की गणना करता है। - =PMT(B1/12,C1*12,-A1) -      Rs. 1622.11   
•  PPMT   - आवधिक, निरंतर भुगतान और स्थिर ब्याज दर के आधार पर किसी निवेश के लिए किसी निश्चित अवधि के    लिए मूलधन पर भुगतान लौटाता है। =PPMT(B1/12,1,C1*12,-A1)     - Rs. 1088.78
•  IPMT    - आवधिक, निरंतर भुगतान और स्थिर ब्याज दर के आधार पर किसी निवेश के लिए दी गई अवधि के लिए ब्याज  भुगतान लौटाता है।   =IPMT(B1/12,1,C1*12,-A1) -      Rs. 533.33 
• PV    - किसी निवेश का वर्तमान मूल्य लौटाता है. वर्तमान मूल्य वह कुल राशि है जो भविष्य के भुगतानों की एक श्रृंखला के लायक है। उदाहरण के लिए, जब आप पैसे उधार लेते हैं, तो ऋण राशि ऋणदाता के लिए वर्तमान मूल्य होती है। - =PV(B1/12,C1*12,-A1)     - Rs. 3945474.67
• FV  -आवधिक, निरंतर भुगतान और स्थिर ब्याज दर के आधार पर निवेश का भविष्य का मूल्य लौटाता है- =FV(B1/12,C1*12,-A1)   -  Rs. 5878148.49
• IRR -मूल्यों में संख्याओं द्वारा दर्शाए गए नकदी प्रवाह की श्रृंखला के लिए रिटर्न की आंतरिक दर लौटाता है। इन नकदी प्रवाहों का सम होना जरूरी नहीं है, क्योंकि वे वार्षिकी के लिए होंगे। हालाँकि, नकदी प्रवाह नियमित अंतराल पर होना चाहिए, जैसे मासिक या वार्षिक।  -  a1=-8000,a2=-8000, a3=-8000, a4=25000         =irri(a1,a2,a3,a4)     - 2%

MS Excel Logical Formulas: - इन Formula का उपयोग यह जांचने के लिए किया जाता है कि कोई निश्चित स्थिति सही है या गलत। IF Function एक तार्किक Formula है जो उपयोगकर्ताओं को एक शर्त का परीक्षण करने और स्थिति के सही होने पर एक मान वापस करने और स्थिति के गलत होने पर दूसरा मान वापस करने की अनुमति देता है। -  A1=38        B1=40

• IF  - यदि आपके द्वारा निर्दिष्ट शर्त का मूल्यांकन TRUE होता है तो एक मान लौटाता है और यदि इसका मूल्यांकन  गलत होता है तो दूसरा मान लौटाता है। =IF(A1>=18,"ABLE FOR VOTE","NOT ABLE FOR VOTE") - ABLE FOR VOTE
• AND  - यदि इसके सभी तर्क सत्य हैं तो सत्य लौटाता है; यदि एक या अधिक तर्क गलत है तो गलत लौटाता है
• OR    - यदि कोई तर्क सत्य है तो सत्य लौटाता है; यदि सभी तर्क गलत हैं तो गलत लौटाता है।
• NOT - इसके तर्क का मान उलट देता है। जब आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि कोई मान एक विशेष मान के बराबर नहीं है, तो NOT का उपयोग करें।
• TRUE - तार्किक मान TRUE लौटाता है।  =IF(A1=38,TRUE())     - TRUE
• FALSE - तार्किक मान False लौटाता है।   =IF(A1=38,FALSE())   - FALSE

MS Excel Statistical Formulas: - इन Formula का उपयोग Excel में सांख्यिकीय विश्लेषण करने के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए, AVERAGE Function एक सांख्यिकीय Formula है जो मानों के Set के औसत की गणना करता है। A1=38, B1=40 , C1=85, D1=68, E=71

• AVERAGE - समूह का औसत निकालने के लिए उपयोग किया जाता हैं|   =AVERAGE(A1:E1)   -  60.40 

• MODE     - संख्या को भाजक से विभाजित करने के बाद शेषफल लौटाता है। परिणाम में भाजक के समान चिह्न है। =MOD(A1,10)     -   8
• MIN     - MIN Function का उपयोग सेल्स की एक Range में सबसे छोटे नंबर ढूढने के लिय किया जाता हैं| =MIN(A1:E1)    -  38
•  MAX  - उपयोग सेल्स की एक Range में सबसे बड़ा नंबर को ढूढने के लिय किया जाता हैं| =MAX(A1:E1)
• POWER   - इस Formula का इस्तेमाल करके बिना गुण किय कितना भी बड़ा Power Value निकल सकते हैं |=POWER(B1,2)     - 1600
• COUNT  - Cell की एक Range में उन Cells को Count करना है जिसमें केवल Numbers मौजूद है। =COUNT(A1:E1)    -   5
• COUNTA    - Cell की एक Range में सभी Cells को Count करना है।  =COUNTA(A1:E1)   -  5
• COUNTIF   - किसी सीमा के भीतर दिए गए मानदंडों को पूरा करने वाली Cells की संख्या की गणना करता है। =COUNTIF(A1:E1,">60")    -     3
• RANK - संख्याओं की सूची में किसी संख्या की रैंक लौटाता है।      
• RAND BETWEEN- आपके द्वारा निर्दिष्ट संख्याओं के बीच एक यादृच्छिक पूर्णांक संख्या लौटाता है।

MS Excel Lookup and Reference Formulas:

• LOOKUP               - एक-पंक्ति या एक-स्तंभ श्रेणी से या एक सरणी से एक मान लौटाता है (सरणी: एकल सूत्रों को बनाने के लिए उपयोग किया जाता है जो एकाधिक परिणाम उत्पन्न करते हैं या जो पंक्तियों और स्तंभों में व्यवस्थित तर्कों के समूह पर काम करते हैं।  =LOOKUP(C7,ResultSheet!E3:E11,ResultSheet!F3:F11)  

• VLOOKUP            - तालिका सरणी के पहले कॉलम में एक मान की खोज करता है और तालिका सरणी में दूसरे कॉलम से उसी पंक्ति  में एक मान लौटाता है। =IFERROR(VLOOKUP(B12,$K$4:$M$10,2,0),"")

• HLOOKUP            - किसी तालिका या सरणी की शीर्ष पंक्ति में एक मान की खोज करता है (सरणी: एकल सूत्र बनाने के लिए उपयोग किया जाता है जो कई परिणाम उत्पन्न करता है या जो पंक्तियों और स्तंभों में व्यवस्थित तर्कों के समूह पर काम करता है। =IFERROR(HLOOKUP(B12,$K$4:$M$10,2,0),"")
•  INDEX                   - किसी तालिका या श्रेणी के भीतर से कोई मान या किसी मान का संदर्भ लौटाता है। =INDEX(J31:T33,3,6)
• MATCH                - किसी सरणी में किसी आइटम की सापेक्ष स्थिति लौटाता है (सरणी: एकल सूत्र बनाने के लिए उपयोग किया जाता है जो कई परिणाम उत्पन्न करते हैं या जो पंक्तियों और स्तंभों में व्यवस्थित तर्कों के समूह पर काम करते हैं। =MATCH(J38,K31:K33,1)

MS Excel Math’s & Formulas:

                    A1=38, B1=40 , C1=85, D1=68, E=71    F=4884.458   G= 5    H=-5

• SUM                       - Cell की एक Range में सभी Cells का योग करता है। =SUM(A1:E1)    - 302
•  SUMIF                   - किसी सीमा के भीतर दिए गए मानदंडों को पूरा करने वाली Cells की संख्या का योग करता है।   -  =SUMIF(A1:E1,">60",A1:E1)   -  204
•  SQRT                     - एक सकारात्मक वर्गमूल लौटाता है.  =SQRT(B1) 
• Product                - Function का प्रयोग एक साथ कई संख्यो का गुणन निकलने के लिए किया जाता हैं | =PRODUCT(B1,C1)    -  3400
• LOG          - आपके द्वारा निर्दिष्ट आधार पर किसी संख्या का लघुगणक लौटाता है। =LOG(B1) - 1.60
• ROUND - किसी संख्या को अंकों की एक निर्दिष्ट संख्या में पूर्णांकित करता है। =ROUND(F1,2) - 4884.60  
• ROUNDUP   - किसी संख्या को 0 (शून्य) से बढ़ा कर पूर्णांकित करता है। =ROUNDUP(F1,2)    - 4884.46
• ROUNDDOWN    - किसी संख्या को शून्य की ओर पूर्णांकित करता है =ROUNDDOWN(F1,2)   - 4884.45
• INT                         - किसी संख्या को निकटतम पूर्णांक तक पूर्णांकित करता है। =INT(F1)  - 4884.00
• FLOOR                  - संख्या को शून्य की ओर, महत्व के निकटतम गुणक तक पूर्णांकित करता है। =FLOOR(F1,2)   - 4884.00
• CEILING              - संख्या को शून्य से दूर, महत्व के निकटतम गुणक में पूर्णांकित करके लौटाता है। =CEILING(F1,2)   - 4886.00
• FACT                     - किसी संख्या का फ़ैक्टोरियल लौटाता है. किसी संख्या का भाज्य 1*2*3*...* संख्या के बराबर होता है।    =FACT(G1)   -  
• ABS                        - किसी संख्या का पूर्ण मान लौटाता है. किसी संख्या का निरपेक्ष मान बिना चिह्न वाली संख्या है। =ABS(H1)    -  5

 Data Menu

 ·         Get External data - एक्सेल से बाहर बनी फाइल के डेटा को एक्सेल में लाने के लिए विकल्प का प्रयोग होता है|

·         Filter और Sort –

Filter - डेटा को फ़िल्टर करने के लिए ऑटोफ़िल्टर का उपयोग करना सेल या तालिका कॉलम की श्रेणी में डेटा के सबसेट को ढूंढने और उसके साथ काम करने का एक त्वरित और आसान तरीका है।

Sort - डेटा को सॉर्ट करना डेटा विश्लेषण का एक अभिन्न अंग है। आप नामों की सूची वर्णानुक्रम में रखना चाहें, उच्चतम से निम्नतम तक उत्पाद सूची स्तरों की एक सूची संकलित करना चाहें, या रंगों या चिह्नों के आधार पर पंक्तियों को क्रमित करना चाहें। डेटा को सॉर्ट करने से आपको अपने डेटा को जल्दी से देखने और बेहतर ढंग से समझने, अपने इच्छित डेटा को व्यवस्थित करने और ढूंढने में मदद मिलती है, और अंततः अधिक प्रभावी निर्णय लेने में मदद मिलती है।

·         Data tools  

Text to column - प्रथम नाम और अंतिम नाम, को अलग-अलग कॉलम में अलग करने के लिए टेक्स्ट को कॉलम में कनवर्ट करें विज़ार्ड का उपयोग करें।

Data validation - उपयोगकर्ता वांछित गणना और परिणाम प्राप्त करने के लिए डेटा दर्ज करेंगे। वैध डेटा प्रविष्टि सुनिश्चित करना एक महत्वपूर्ण कार्य है। आप डेटा प्रविष्टि को तिथियों की एक निश्चित सीमा तक सीमित करना चाह सकते हैं, सूची का उपयोग करके विकल्पों को सीमित कर सकते हैं, या यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि केवल सकारात्मक पूर्ण संख्याएँ ही दर्ज की गई हैं। डेटा प्रविष्टि अनुभव को सुचारू रूप से चलाने के लिए उपयोगकर्ताओं को निर्देश देने और अमान्य डेटा दर्ज किए जाने पर संदेशों को साफ़ करने में तत्काल सहायता प्रदान करना भी आवश्यक है।

·         Outline

Group     - यदि आपके पास एक सूची है उस डेटा की जिसे आप समूहीकृत और सारांशित करना चाहते हैं, तो आप बना सकते हैं आठ स्तरों तक की रूपरेखा, प्रत्येक समूह के लिए एक।

Ungroup - समूहीकृत डेटा की Ungroup करना चाहते हैं, तो आप बना सकते हैं|

Subtotal - किसी सूची या डेटाबेस में उप-योग लौटाता है। डेटा टैब पर आउटलाइन समूह में सबटोटल कमांड का उपयोग करके सबटोटल के साथ एक सूची बनाना आम तौर पर आसान होता है।

·         View>

·         Worksheet view>

·         Normal             - वर्कशीट से सामान्य शीट के रूप में देखने के लिए इस ऑप्शन का प्रयोग होता है|

·         Page layout      - वर्कशीट को पेज दर पेज के रूप में दिखाने के लिए इस ऑप्शन का प्रयोग होता है|

·         Page break preview-  वर्कशीट को प्रिंटिंग एरिया तक देखने के लिए इस ऑप्शन का प्रयोग होता है|

·         windows > Freeze panes - आप वर्कशीट के दो क्षेत्रों को देख सकते हैं और एक क्षेत्र में पंक्तियों या स्तंभों को फ़्रीज़िंग या विभाजित करके लॉक कर सकते हैं (फलक: दस्तावेज़ विंडो का एक भाग ऊर्ध्वाधर या क्षैतिज पट्टियों द्वारा अन्य भागों से घिरा और अलग किया गया है।)।

 

 

बाकि सभी थ्योरी MS word के सामान ही है|